一、基本邮件礼仪(Email etiquette)

英文邮件的礼仪成千上万条，大多其实都已经超出了“英文”的范畴，而是不管什么语言都要注意的，那我就不说了，我只说和印象最深刻的，而且和中文邮件有明显区别的，那就是感谢和道歉。

1）感谢

中文邮件不喜欢太多客套话，废话少说，直入正题，但是美国人写邮件，哪怕是和熟悉的人，回邮件第一句话，都要感谢，所以他们的邮件都是 thank来thank去的，中文邮件没这种习惯。

开头，感谢别人回复自己的邮件（也可以用thank you，用在稍微正式场合，比如和陌生人发邮件）

• Thanks for the quickreply.
• Thanks for getting back to me.
• Thanks for the update on the situation.
• Thanksfor the updated information.
• Thanksfor gathering the information this week on this issue.

别人发邮件提供信息给你，中文邮件是懒得回的，英文邮件也习惯感谢，简单回复一个。

• Thank you.
• Well noted.
• Noted/Received with thanks.
• Goodinformation.

2）道歉

如果是回邮件回得晚了，先道歉，貌似中文很少有这个习惯(以下sorry也可以替换成apologize，更正式一点，发给重要的人或者群发）

• Sorry for the late reply.（中国人普遍这这一种，也有老外用，不过下面两种更多）
• Sorry I haven’t got back to you sooner .
• Sorry for the delay getting back to you.

如果是临时通知别人是什么事情

• Apologies for the late/short notice.

如果是上一封邮件没写清楚导致收件人误解了

• I apologize if this was not made clear

提前给别人预警如果自己的措辞过于强硬。

• I apologize if this may make you feel uncomfortable/bad.
• I apologize if this may sound a little harsh.

3）收尾套路

最后收尾的套路，一般都是问别人意下如何。(不要用please tell me ...这种句式，从来没见过老外用的）

• Please let me know what you think.
• Please let me know your thoughts.
• Let me know if you have any questions or concerns. (最常见）
• Please let me know if there are questions.
• Lookingforward to your input/insight(用insight/input代替opinion)
• That’s myidea, what's your idea?(也有直接这样说的）
• Pleasereview the lengthy e-mail and provide feedback on how we can proceed.(如果邮件太长了）

或者，干脆下面的话结尾，

[indent]I'lllet you know more tomorrow(表示今天没说完，明天再说更多)Please call me if you like.(有什么事打我电话）[/indent]4）称呼

普通工作邮件，直接称呼名字字就好了，比如Hi Steven，不需要用Mr.， 甚至写给总裁的邮件，也是直接说Hi Bill，不需要Hi President Johnson。否则真的真的太令人不自在了。

只有德国人是个例外，喜欢加Mr./Ms. 我以前在德资企业工作，发给女性的邮件居然要称呼Ms. Zhang。

学术场合才需要加抬头，比如Prof. Johnson. 政客的Congressman Johnson.

记住，一般不加Dear，只有公司HR群发邮件才说Dear all, 发给个人的，一般就Hi Steven或者直接说Steven,

抓住这几点就够了，其他礼仪说多了都是正确的废话。

另外再看看我这篇文章，弄清楚什么时候该用正式用语，什么时候可以用非正式。

英语 | 到底什么是正式场合和非正式场合5）告别邮件主题

离职时发邮件感谢同事，我见过老外用以下两种

• Thank you
• Farewell

两种都可以。注意farewell并非永别，也可以表示以后很难见面。

二、邮件基本术语

很多国人凭自己的想象力在创造一些表达，以下才是地道的用语。

1）抄送别人怎么说？

中国人喜欢说cc，美国人直接说copy.

cc是 carbon copy（复写纸）的简称，以前还没有电子邮件时候，用复写纸抄送，所以本质上还是copy.

• I have put John on copy. (记住put on copy的固定搭配）
• You can copy Steven going forward.

如果是分别抄送给某些人，但是又不想让他们互相知道对方的联系方式，可以用暗送(BCC也就是blind cc),比如同时发给几个供应商，邮件开头直接写

BCC vendors

2）群发邮件增加联系人怎么说？

我看到台湾香港人大陆人都是用add xxx in the loop.从来没见过美国人这样说的。

一般都是在邮件开头，无称呼，直接说

• Looping in Steven.
• Adding/Added Steven.

甚至直接用 “+”都可以

• + Steven

把某个人删除（涉及到保密的信息）,用remove

• Removed Mike from this email

3)转发邮件怎么说？

[indent]forward the email to someone(大部分中国只会用这种)pass me the email(老外也经常用这种)[/indent]4)回复邮件怎么说？

get back比 reply常用

[indent]I will get back to you tomorrow.[/indent]5）附件怎么说？

附件的英文是attachment.但是如果你说please find the attachment实在是恶俗至极。

一般直接用动词attached, enclosed. 我比较喜欢用attached.

[indent]Attached/Enclosed please find the report.I attached the report and let me know what you think.[/indent]6)文件怎么说?

excel, pdf, word 如果你说file也是恶俗至极，正确的说法是document.（excel可以说spreadsheet, ppt可以说presentation)

[indent]Attached please find the document.[/indent]三、和陌生人发邮件如何自我介绍？

不要说 This is xxx和I am这种句式，开头也不要太多客套话，老外开头都是直接说My name is xxx

[indent]Hi Mike, My name is Steven Gates. I work in the R&D department and am in charge of ...[/indent]四、群发邮件如何称呼？

书上百分之一万告诉你用Dear all, Hi all这种，实际，只有群发给整个公司的邮件，比如公司新闻之类的才用这种称呼，其他时候用下面的，

• Team, (最常用）
• Gents, (如果全部是男的）

全部都是女的，我还真不知道怎么称呼，我也没在女人堆里待过。

五、邮件里插话怎么说？

本来你只是在cc列表里作为旁观者，但是你也想进来插一句话怎么说？用chime in

[indent]Just to chime in,  xxxxI'd like to chime in with my idea, xxxx[/indent]如果邀请别人发表意见怎么说，用 please chime in here with your thoughts/comments/idea.

[indent]Steven, please chime in here with correct information.[/indent]六、邮件如何更加礼貌？

参考史蒂芬这个3000赞的回答

在日常英语对话中有哪些细节中国人不会注意，但是外国人却觉得很重要，并可能认为中国人很无礼？ - 史蒂芬的回答 - 知乎

另外补充

1) 问别人一个问题时，前面加个wondering表示想知道，比直接问一个问题更加委婉。

• Iwas wondering what your thoughts are changing this design.
• I am wondering if you are using the same material.

2) 请求别人做一件事，用If you could xxx, that would be great. 更加礼貌

3) 请别人帮忙做一件事时，在前面加(by) any chance，意思是如果有时间/有机会，很委婉。

• By any chance, could you help check the data? 有时间可不可以帮忙看看数据？

六、起承转合常用词

我就不说However, Nevertheless, on one hand, on the other hand, firstly这种老师教的恶俗至极的老八股了。

1）lastly/finally

很少看到邮件用说firstly的，一般有话就直说, 但是lastly很常见，在说完前面一大堆之后，说最后一件事的时候，说lastly,finally表示最后你想说什么

• Lastly, could you confirm that there is no additional change? 最后一件事，你可不可以确认一下不会再改了？
• Finally, the most important thing is ...(不知道怎么翻译这个finally)

2）as/on a side note

原意是边注，引申为补充说明某件事情，特别是你想提醒别人做某件事，这样更加委婉，可以翻译成“友情提示”。

• Also, on a side note, can you xxxx?
• As a side note, I'm beginning to think our current measurement method doesn't seem to be accurate enough .

类似的还有 on a related point（相关说明）

3) specifically

特别说明一件事时，用这个词开头，另写一个自然段。

• Specifically , we are interested in xxxx.
• Specifically , we'd like to xxxx.

4) all said/ with all that said

中文意思就是“说了那么多”，用于总结。

• All said, I think we are in a enviable position going into the 2017 sales season with xxxx. 说了那么多，我想我们处在一个令人羡慕的市场地位。

5) that being said

中文意思是“话虽如此',

• That being said, we still need to ...(话虽如此，我们还是需要...)

6) on another front

代替on another side

七、邮件里常用的词汇

待我逐一讲解。

1) highlight

这真是个妙词，本意是高亮显示，也就是给字体加点背景颜色，引申为强调以引起注意。

以下都叫highlight，前者是真正的highlight，后者虽然是画圈，但是也是框起来引起人注意，也叫highlight. 下面区域就叫highlighted area.


所以，任何事情只要你想强调，以引起别人注意，都可以用highlight.就连足球比赛精彩回顾也叫highlight.

• I have to highlight the issue that the deadline is close whereas up to date we haven't come up with a solution
• One of my concerns is that the factory is not highlighting the challenges in production.
• Can you provide some pictures and videos highlighting the xxx  area of the product?(就是要你特写拍一下某个区域)
• I would like you to put a report together highlighting what caused the issue and how you expect to correct the issue.

2) issue

邮件里很少说problem,一般都用issue代替，更加正式，表示值得注意的问题。

比如品质问题是quality issue.

例句参照上面。

3) bullet points

• 现在左边这个黑色的点就是bullet point，这是它的本意，中文叫做项目符号，引申为重点内容。

Let's discuss all the bullet points tomorrow.

4) callout

记住下面这这种有箭头或者线条的标注文字叫做callout，不叫remark, comment, note.

把call out分开变成动词，就是标注，学工科的都知道工程图很多尺寸公差是需要标注的。

[indent]The tolerance/spec wasn't called out.[/indent]5) with regard to/ regarding

关于....的话题，不要用about

I'll have a business trip regarding the quality issue.



6) echo

本意是“回声”，也就是唱KTV或者打电话经常出现的回声，引申为“附和，邮件经常用这个词来表示“我只是重复一下某人观点”，谦虚的说法

[indent]To echo John's direction, our plan is xxxx（John的邮件在前面，如果在John的邮件上再回复就可以这样说。Just to confirm and echo John, please xxxx.I can only echo David's email. I also think xxx.7) address[/indent]不要只知道是" 地址“的意思，邮件和日常工作中经常用这个词表达”考虑、讨论（以尝试解决）“，意思介于think/talk about和solve之间，但是不完全一样，不承诺一定能解决，常用语委婉表示"需要引起注意并解决”，固定搭配address the issue/ problem/question/ concern

• This issue needs to be addressed. （这个问题需要引起注意并解决）
• The products address the needs of beginners. （这个产品考虑到了新用户的需求）
• A question we‘ll need to address is whether we can afford XXXX
• I addressed the quality issue in the meeting(我在会议中讨论了质量问题）
• All other questions/issues will be addressed by Kevin.(其他问题将由Kevin来讨论）
• Items to be addressed Wednesday（星期三要讨论的事项）

8) bring up

表示把一个问题/话题提出来，这个是最常用的表达，隐含提出来供大家讨论的意思，比mention的意思更丰富。

• I also brought up afew concerns with John about  XXXX.
• One thing I'd like to bring up is XXXX
• We are looking to save some cost on XXX project and one of the ideas brought up by the team was to look at XXXX.

9 )involve

把某人(某事）包含到某事来，很难用某个中文单词翻译，意思就是把他牵扯进来（非贬义），比include的语气要弱。

• We would involve members from purchasing team as well.
• When there is delivery issue, please involve the sales team.
• I would like for the root causes andcorrective actions to involve some engineering controls in the process insteadof just increased inspections.

10) direction

字面意思是“方向”，引申义为“指示”，不一定是上级对下级，任何“做某件事的方法”都可以叫direction.

• I will follow David's direction.
• Thanks for your direction.

11) concern

字面意思是“担心”，和worry的意思差不多，还隐含“担心而值得注意的事”，邮件中很少用worry这个词，一般都用concern.

[indent]quality concerndelivery concerncost concern[/indent]12) input

本意是「输入」的意思，但是实际工作中，经常做「提供信息/建议」理解。

[indent]比如你给别人提供建议/信息，他会说Thanks for your input.
比如《纸牌屋》里，幕僚长对副总统说 Wevalue your input, Mr. Vice President.
比如你想问别人对这件事的看法，你可以说 I'd like your input on it.[/indent]13) insight

翻译成「洞见」，不接地气，但也找不出更好的表达（或者是「高见」？）

工作中，经常用来拔高别人，可以看做是opinion和input的升级版.

[indent]比如 provide some insight for it,
Look forward to your insight.
That's valuable insight.[/indent]14) dig into

"深入研究“、”深挖“的意思。

• We need to dig into the root cause.

15) expedite

加快，邮件中多用这个词代替accelerate和speed up

• expedite the order (加快订单）
• expedite the process (加快流程）
• We appreciate whateveryou are able to do in order to help expedite these samples.

16）due

很多人知道due to，但是不知道 due原来还有“预期”的意思,代替expect，due date是“预计日期”，而不是通常理解的"截止日期“，比如预产期也是due date.

• The parts are due in Shanghai on Friday = The parts are expected to arrive in Shanghai on Friday.
• Our annual report is due to be shared early next year.(财报明年年初公布）
• The samples are due to ship(或者be shipped) on Monday.（样品预计星期一寄出）

17）part

制造业用part代替product，没为什么

[indent]The parts were made in January.[/indent]18)  timing时间安排，和time有相同和不同的地方，,很难翻译，用来代替time。看字典里怎么解释的。Timing is used to refer to the time at which something happens or is planned to happen, or to the length of time that something takes.

• Because the manufacturing timing is too long, we would come up with a better idea(这里和time是一样的意思）
• My July visit timing has not yet been decided(我七月份来访的时间还没确定）
• That's perfect timing.(真是个好时候）

19） check in不要以为只是酒店入住登记的意思，在邮件里经即可表示”获取信息“也可以表示“汇报“老外有时候发邮件主题就是check in两个字，邮件的内容就是问一个问题。

字典上的释义to talk with (someone) in order to report or find out new information <I have to go to a meeting now, but I'll check in with you later.

• I wanted to check in to ensure xxx.  我发邮件过来只是想了解一下状况，确保xxxx
• David checked in with me on what we can do. 大卫找我问我我们能够做什么。
• I'll check in with our team to confirm expected ship date and let you know. 我要去问一下我们团队。
• I'll check in with you tomorrow. 我明天再告诉你。

口语里也常说I'll check in with you later（我稍后再和你联系）I'mjust calling to check in（我打电话来也没什么事，了解你的近况而已）。你问别人在吗，别人说what's up？你说没什么事就是I'mjust checking in.

consolidate

align

specifics

generalities

documentation

reflect

作者：史蒂芬


链接：https://www.zhihu.com/question/34147404/answer/140038805


来源：知乎


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